Ekibe kullanıcı ekleme
Yeni bir ekip arkadaşını panele ekleyin; rolünü, yetkilerini, telefonunu ve müsaitliğini adım adım ayarlayın.
4 dk okuma
Hasta koordinatörleri, satış temsilcileri, doktorlar ve klinik müdürü — panelde çalışacak herkesin kendi kullanıcısı olmalı. Böylece her konuşma ve her hasta doğru kişiye atanır, raporlarda kimin kaç hastayla ilgilendiği görünür ve kimin neyi değiştirdiği kayıt altında kalır.
İpucu
MedicalGrow'da kullanıcı sayısı sınırsızdır ve kullanıcı başına ek ücret yoktur. Tercümanınızı, transfer sorumlunuzu veya yarı zamanlı çalışanınızı da gönül rahatlığıyla ekleyin; şifre paylaşmaya gerek kalmaz.
Başlamadan önce
- Kullanıcı ekleyebilmek için Admin rolünde olmanız gerekir.
- Eklenecek kişinin iş e-posta adresini hazırlayın. Her e-posta adresi yalnızca bir kullanıcıya ait olabilir.
- Kişinin ne göreceğine önceden karar verin: tüm hastaları mı, yalnızca kendisine atananları mı? Kararsızsanız Ekip rolleri kurulumu rehberine bakın.
Ekip listesini açın
- Settings → My Staff (Ayarlar → Ekibim) sayfasını açın. Burada tüm kullanıcıları, e-posta ve telefonlarını ve rollerini görürsünüz.
- Sağ üstteki Add Employee butonuna tıklayın.
Kullanıcı bilgilerini girin
Açılan pencerenin solunda sekmeler bulunur: User Info, Call & Voicemail, User Availability ve Roles & Permissions. Sekme adları ve sırası arayüz güncellemeleriyle küçük farklılıklar gösterebilir; içerikleri aynıdır.
- User Info sekmesinde First Name, Last Name ve Email alanlarını doldurun. Hastaların gördüğü ad budur; mesajlarda "Zeynep from Aura Dental" gibi görünecektir.
- Phone alanına kişinin cep telefonunu, Extension alanına (kullanıyorsanız) dahili numarasını yazın. Telefon numarası, çağrı yönlendirme ve bildirimler için kullanılır.
- Password alanına geçici bir şifre girin. Kullanıcıya giriş bilgileri e-postayla iletilir; ilk girişte şifresini değiştirmesini ve iki adımlı doğrulamayı açmasını isteyin (Profilim).
Rolü ve yetkileri belirleyin
- Roles & Permissions sekmesine geçin ve User Role olarak Admin ya da User seçin.
- Admin: Tüm verileri görür ve Settings'e tam erişimi vardır. Klinik müdürü ve operasyon sorumlusu için.
- User: Yalnızca açtığınız modülleri kullanır. Koordinatör, satış temsilcisi ve doktorlar için.
- Modül anahtarlarıyla kişinin hangi bölümlere girebileceğini seçin: Dashboard Stats, Conversations, Contacts, Opportunities, Calendars, Reporting, Settings, Tags vb. Her anahtarın ne yaptığı Roller ve yetkiler makalesinde tek tek açıklanır.
- Kişinin yalnızca kendisine atanmış hastaları görmesini istiyorsanız Only Assigned Data anahtarını açın. Bu ayarın etkileri ve tuzakları için: Veri erişimini kısıtlama.
- Save ile kaydedin. Kullanıcı listede görünür ve giriş yapabilir.
Dikkat
Yeni bir satış temsilcisine ilk gün Admin rolü vermeyin. Admin; tüm hasta listesini dışa aktarabilir, kullanıcıları silebilir ve entegrasyonları değiştirebilir. Önce User rolüyle başlayın, ihtiyaç oldukça yetki ekleyin.
Telefon ve sesli mesaj ayarları
Kliniğiniz MedicalGrow telefon sistemini kullanıyorsa, kullanıcıya bir numara atayabilirsiniz. Böylece İngiltere'deki bir hasta yerel bir numarayı arar, çağrı doğru kişiye düşer.
- Call & Voicemail sekmesinde, listeden kullanıcının arama yapıp alacağı numarayı seçin.
- Panelde yanıtlanamayan çağrıların cep telefonuna yönlendirilmesini istiyorsanız yönlendirmeyi açın ve hastanın dilinde bir sesli mesaj kaydı yükleyin.
Numara satın alma ve genel yönlendirme kuralları için: Telefon sistemi. Gelen ve giden aramaların panelde nasıl göründüğü için: Aramalar ve sesli mesaj.
Müsaitlik
Kullanıcı ekip takvimlerinde randevu alıyorsa (ör. online konsültasyon yapan doktor), çalışma saatlerini girin.
- User Availability sekmesinde kullanıcının Time Zone (saat dilimi) değerini seçin. Londra ofisinde çalışan bir temsilci için Europe/London seçilmelidir.
- Haftanın günleri için çalışma saatlerini girin; çalışmadığı günleri kapatın.
Takvim tarafındaki ayrıntılar için: Müsaitlik ayarları.
Kullanıcıyı düzenleme
Bir kullanıcının rolünü, telefonunu veya yetkilerini değiştirmek için My Staff listesinde satırın sağındaki kalem simgesine tıklayın. Aynı sekmeler açılır; değişikliği yapıp Save'e basın. Yetki değişiklikleri kullanıcının bir sonraki sayfa yenilemesinde geçerli olur.
Kullanıcıyı silme
Ekipten ayrılan bir kişinin erişimini aynı gün kapatın.
- Settings → My Staff listesini açın.
- Ayrılan kişinin satırındaki çöp kutusu simgesine tıklayın.
- Uyarıyı okuyun ve Delete ile onaylayın.
Önemli
Silmeden önce kişiye atanmış hastaları ve açık fırsatları başka bir ekip arkadaşına aktarın. Aksi halde bu kayıtlar "atanmamış" kalır ve Only Assigned Data kullanan kullanıcılar onları göremez. Toplu atama için: Toplu işlemler.
Kişi geçici olarak ayrılıyorsa (ör. doğum izni), silmek yerine şifresini değiştirip modül yetkilerini kapatabilirsiniz; geri döndüğünde tek tıkla açarsınız.
Sık karşılaşılan sorunlar
"Email already exists" hatası alıyorum. Bu e-posta başka bir MedicalGrow hesabında kayıtlı olabilir. Farklı bir iş e-postası kullanın ya da destek ekibimize WhatsApp'tan yazın.
Yeni kullanıcı hiçbir hastayı göremiyor. Büyük ihtimalle Only Assigned Data açık ve ona henüz hasta atanmadı. Bkz. Veri erişimini kısıtlama.
Kullanıcı bir menüyü göremiyor. İlgili modül anahtarı kapalıdır. Roles & Permissions sekmesinden açın.
İlgili makaleler
Bu makale sorununuzu çözmedi mi?
Asistana sorun ya da destek ekibimize yazın.