Toplu mesaj gönderme
Seçtiğiniz kişilere veya bir smart list'e tek seferde SMS, e-posta ya da onaylı WhatsApp şablonu gönderin; partiler halinde ve planlı.
5 dk okuma
Toplu mesaj, aynı mesajı tek tek yazmadan onlarca veya yüzlerce kişiye göndermenizi sağlar. Konsültasyon sonrası sessiz kalan hastaları hatırlatmak, yeni bir doktoru Almanca konuşan hastalarınıza duyurmak ya da bayram tatili çalışma saatlerini bildirmek birkaç dakikalık iştir. Gönderim Contacts ekranından yapılır; her gönderim Bulk Actions geçmişinde izlenir.
Başlamadan önce
- SMS için kliniğinize ait bir MedicalGrow telefon numarası gerekir. Bkz. Telefon sistemi.
- E-posta için gönderici adresinizin doğrulanmış olması gerekir. Bkz. E-posta servisleri.
- WhatsApp için WhatsApp Business API bağlantısı ve Meta tarafından onaylanmış şablonlar gerekir. Bkz. WhatsApp şablonları.
- Rolünüzde toplu işlem yetkisi açık olmalıdır. Butonları görmüyorsanız yöneticinize sorun; bkz. Roller ve yetkiler.
1. Alıcıları seçme
- Contacts ekranında alıcıları seçin. En güvenli yol, önce bir smart list açmaktır (ör. Implant – DE). Satırları tek tek işaretleyebilir, başlıktaki kutuyla sayfayı seçebilir veya listedeki tüm kişileri seçme bağlantısını kullanabilirsiniz.
- Tablonun üstünde beliren toplu işlem çubuğundan kanalı seçin: Send SMS, Send Email veya WhatsApp (simgeler çubukta yan yana durur; tam etiket ekranınızda farklı görünebilir).
İpucu
Göndermeden önce seçili kişi sayısını kontrol edin. "48 selected" yazıyorsa ve siz 20 kişi bekliyorsanız, filtreniz yanlıştır.
2. Mesajı yazma ve gönderim şeklini seçme
- Gönderici ve şablon: SMS için gönderici numarayı, e-posta için From Name ve From Email alanlarını doldurun. Hazır bir metniniz varsa şablon listesinden seçin.
- Mesaj: Metni yazın ve kişiselleştirme alanları ekleyin. Metin kutusundaki { } simgesiyle alan seçebilirsiniz:
{{contact.first_name}}— hastanın adı{{contact.treatment_interest}}gibi özel alanlar{{custom_values.clinic_address}}gibi custom value'lar{{location.name}}— klinik adı
- Action name: Gönderime tanınabilir bir ad verin (ör. DE implant – consult reminder). Bu ad Bulk Actions geçmişinde görünür.
- Teslimat: Üç seçenekten birini seçin (aşağıdaki tabloya bakın).
- Önce test gönderimiyle mesajı kendinize gönderin, ardından Send ile başlatın.
| Seçenek | Ne yapar? | Ne zaman? |
|---|---|---|
| Hemen gönder (all at once) | Tüm mesajları hemen kuyruğa alır. | Küçük listeler (birkaç düzine kişi), acil bilgilendirme. |
| Planlı gönder (scheduled) | Tek bir ileri tarih ve saatte gönderir. | Hastanın saat dilimine uygun saat, ör. Almanya'da sabah 10:00. |
| Drip mode (partiler halinde) | Mesajları partilere böler: Batch quantity (parti başına kişi), Repeat after (partiler arası süre: dakika/saat/gün), Start on (başlangıç), Send on (günler) ve Process between (saat aralığı). | Büyük listeler ve yanıt bekleyen mesajlar. |
İpucu
Drip mode, ekibinizi de korur: 300 kişiye aynı anda "Bilgi almak ister misiniz?" yazarsanız, 300 cevap aynı anda gelir. Örneğin 20'şer kişilik partileri 30 dakikada bir gönderin; koordinatörler gelen cevapları zamanında yanıtlayabilsin.
WhatsApp ile toplu gönderim
Toplu WhatsApp gönderimi yalnızca onaylanmış şablonlarla yapılır; serbest metin gönderilemez. Bunun nedeni Meta'nın 24 saat kuralıdır: hasta size son 24 saat içinde yazmadıysa, ona ancak onaylı bir şablonla ulaşabilirsiniz. Toplu listede bu durum neredeyse her kişi için geçerlidir.
- Çubuktaki WhatsApp simgesinden gönderimi başlatın.
- Onaylı şablonu seçin. Önizlemede şablon metnini, kategorisini (Marketing, Utility) ve dilini görürsünüz. Şablonda görsel varsa yalnızca bu gönderim için değiştirebilirsiniz.
- Teslimatı hemen, planlı veya drip mode olarak ayarlayın ve onaylayın.
Önemli
- Kampanya, indirim, yeni doktor duyurusu gibi tanıtım içerikleri Marketing şablonudur ve ücretlidir. Bunları Utility olarak göndermeye çalışmayın.
- Meta numaranıza günlük gönderim limiti uygular; MedicalGrow da WhatsApp gönderimlerini saatte belirli bir hızla işler. Büyük listelerde drip mode kullanın.
- Engellenme ve şikâyetler kalite puanınızı düşürür. Bkz. WhatsApp kuralları ve kalite puanı.
İzin, DND ve teslim edilebilirlik
- DND (Do Not Disturb) açık olan kişiler, ilgili kanalda toplu mesajdan otomatik olarak atlanır. Abonelikten çıkmış veya geçersiz e-posta adresleri de filtrelenir.
- Tanıtım mesajlarını yalnızca açık izin vermiş kişilere gönderin (KVKK ve GDPR). İzin bilgisini bir etiket veya özel alanla tutun ve smart list'inizi buna göre kurun. Bkz. Veri gizliliği: KVKK ve GDPR.
- Her tanıtım mesajında vazgeçme yolu verin: SMS/WhatsApp'ta "Mesaj almak istemiyorsanız STOP yazın", e-postada abonelikten çıkma bağlantısı. "Artık yazmayın" diyen hastanın DND ayarını hemen açın.
- Hastanın dilinde yazın. Almanca konuşan hastaya İngilizce kampanya göndermek şikâyeti ve spam işaretini artırır.
- E-postada kısa konu satırı, az sayıda bağlantı ve tek bir net çağrı kullanın; büyük listeleri drip mode ile bölün.
Sonuçları izleme
- Contacts → Bulk Actions sekmesinde gönderimin satırını bulun ve Show Stats'a tıklayın.
- İstatistiklerde kaç mesajın gönderildiğini, teslim edildiğini, okunduğunu (WhatsApp), kaçının hata verdiğini ve kaçının atlandığını (DND açık, kanal bilgisi eksik) görün. Gerekirse listeyi indirip hatalı kayıtları düzeltin.
Planlı veya drip mode gönderimleri, satırın menüsünden uygun durumlarda duraklatabilir veya iptal edebilirsiniz. Gelen yanıtlar her zamanki gibi Conversations gelen kutusuna düşer.
Sağlık turizmi örnekleri
Konsültasyon sonrası sessiz kalanlar. Implant – DE smart list'ine "Stage: Treatment Plan Sent, son 30 günde yanıt yok" filtresi ekleyin. Almanca bir Marketing WhatsApp şablonuyla ("Hallo {{contact.first_name}}, Ihr Behandlungsplan ist noch gültig…") 20'şer kişilik partilerle, hafta içi 10:00–18:00 (Almanya saati) arasında gönderin. Cevap verenleri pipeline'da Contacted aşamasına taşıyın.
Yeni doktor duyurusu. Yeni implant cerrahınızı, izin vermiş Almanca konuşan hastalarınıza e-postayla duyurun: konu satırı Almanca, metinde doktorun deneyimi ve tek bir "Termin vereinbaren" bağlantısı.
Bilgilendirme mesajı. Klinik tatil süresince kapalıysa, önümüzdeki iki hafta randevusu olan hastalara kısa bir SMS gönderin. Bu bir duyuru değil bilgilendirmedir; satış dili kullanmayın.
Sık karşılaşılan sorunlar
Send SMS / Send Email simgelerini görmüyorum. Rolünüzde toplu işlem yetkisi kapalı olabilir veya SMS için numara, e-posta için doğrulanmış gönderici tanımlı değildir. Yöneticinize veya destek ekibimize WhatsApp'tan yazın.
WhatsApp listesinde şablonum yok. Yalnızca Meta'nın onayladığı şablonlar listelenir. Bekleyen veya reddedilen şablonlar görünmez. Bkz. WhatsApp şablonları.
Bazı kişiler "Skipped" görünüyor. Bu kişilerde ilgili kanal için DND açıktır, telefon/e-posta eksiktir veya abonelikten çıkmışlardır. Bu beklenen bir davranıştır.
Mesajda ad yerine boşluk çıktı. Kişinin ad alanı boştur. Metni ad olmadan da anlamlı yazın veya listeyi "First name is not empty" filtresiyle daraltın.
WhatsApp mesajları yavaş gidiyor. Toplu WhatsApp gönderimleri hız ve Meta limitleri nedeniyle zamana yayılır. Kalite puanınız düştüyse gönderimi durdurun.
İlgili makaleler
Bu makale sorununuzu çözmedi mi?
Asistana sorun ya da destek ekibimize yazın.