Mükerrer kayıtlar ve birleştirme
Aynı hastanın birden fazla kaydını önleyin; mükerrer kişi ayarını yapın ve var olan mükerrerleri birleştirin.
2 dk okuma
Aynı hasta önce Facebook formunu doldurup sonra WhatsApp'tan yazdığında veya eski bir listeyle tekrar içe aktarıldığında iki ayrı kaydı olabilir. Mükerrer kayıtlar; iki koordinatörün aynı hastaya yazmasına, raporlarda lead sayısının şişmesine ve geçmişin bölünmesine yol açar. Bu makale, mükerrerleri önlemeyi ve birleştirmeyi anlatır.
Mükerrer kişi ayarı
- Settings → Business Profile (Ayarlar → İşletme profili) sayfasına gidin.
- Allow Duplicate Contact ayarını bulun. Kapalı olmasını öneririz: bu durumda aynı e-posta veya telefonla gelen yeni bir lead, mevcut kayda eşlenir ve yeni kayıt açılmaz.
- Eşleştirmenin hangi alana göre öncelikli yapılacağını seçin (ör. birincil Phone, ikincil Email). Hastalarınız çoğunlukla WhatsApp'tan geliyorsa telefonu birincil yapın.
- Save ile kaydedin.
Dikkat
Bu ayarı yalnızca yöneticiler değiştirmelidir. Ayar açıkken içe aktarma ve formlar mükerrer kayıt üretebilir; değiştirmeden önce ekibinizle konuşun. Ayrıntılı ayar için İşletme profili.
Mükerrerleri birleştirme
Var olan mükerrer kayıtları birleştirerek tüm geçmişi tek kayıtta toplayabilirsiniz.
Önce Contacts tablosunda birleştirmek istediğiniz kayıtları seçin (genellikle 2–10 kayıt) ve toplu işlem çubuğundan Merge'e tıklayın. Açılan pencerede:
- Master record (ana kayıt) olacak kaydı seçin. Birleştirmeden sonra kalan kayıt budur; genellikle en eski ve konuşması olan kayıttır.
- Çakışan alanlarda hangi değerin korunacağını tek tek seçin (ör. birinde e-posta boş, diğerinde dolu).
- Merge ile onaylayın.
Konuşmalar, notlar, görevler ve fırsatlar ana kayıtta birleşir.
Önemli
Birleştirme geri alınamaz. Onaylamadan önce iki kaydın gerçekten aynı kişiye ait olduğundan emin olun: aynı soyadlı iki farklı hasta (ör. anne ve kızı) aynı e-postayı kullanıyor olabilir.
Mükerrerleri bulma
- Quick search ile telefon veya e-postayı arayın; birden fazla sonuç mükerrer olabilir.
- Contacts ekranının ⋮ menüsünde Manage Duplicates aracı varsa, kayıtları e-posta, telefon veya ada göre tarayıp olası mükerrer grupları listeler. Bu araç genellikle yalnızca yöneticilere açıktır. Mükerrer olmayan eşleşmeleri Reject ile listeden çıkarabilirsiniz.
Mükerrerleri önlemek için
- Telefon numaralarını uluslararası formatta tutun:
+447700900321ile07700 900321sistem için farklı numaralardır. - Elle kişi eklemeden önce arama yapın. Bkz. Kişi ekleme.
- İçe aktarırken Create and update contacts modunu kullanın. Bkz. Kişileri içe aktarma.
Sık karşılaşılan sorunlar
Aynı hasta Instagram ve WhatsApp'tan iki kayıt oldu. Instagram mesajları genellikle telefon/e-posta içermez, bu yüzden otomatik eşleşmez. Kayıtları Merge ile birleştirin.
Merge seçeneği görünmüyor. Yetkiniz olmayabilir veya tek bir kayıt seçilmiştir; en az iki kayıt seçin.
İlgili makaleler
Bu makale sorununuzu çözmedi mi?
Asistana sorun ya da destek ekibimize yazın.