Temas denetimi
Hangi arama ve mesajların insan teması sayıldığı, ilk temas hızı, mesaja dönüş süresi ve kanıtsız ilerletme denetimi.
4 dk okuma
Pipeline'daki bir kartın aşaması danışmanın beyanıdır; arama ve mesaj kayıtları ise kanıttır. AI CRM Şefi ikisini karşılaştırır: hastaya gerçekten ulaşıldı mı, ne kadar hızlı ulaşıldı, hasta yazınca ne kadar sürede dönüldü ve "görüşüldü" denen kartların arkasında gerçek bir temas var mı?
Başlamadan önce
- Temas denetimi, kurulumda temas kaynağı olarak MedicalGrow Conversations kayıtlarının seçilmiş olmasını gerektirir. Temas verisi yok seçiliyse bu makaledeki ölçümler "veri yok" görünür; Şef tahmini sayı üretmez.
- İlk senkronda geçmiş 90 günün kayıtları çekilir. Bu tarih temas takibi başlangıcıdır ve Yönetim sekmesindeki "Yanıt hızı" kartında yazar (ör. "Temas takibi 8 Tem tarihinden beri").
Hangi temaslar sayılır?
- İnsan teması sayılanlar: Paneldeki bir kullanıcının (danışmanın) gönderdiği giden arama, WhatsApp, SMS, e-posta, sosyal medya mesajı (Facebook, Instagram, Google Business Profile, TikTok) ve canlı sohbet yanıtı. Cevaplanmayan giden arama da temas denemesidir; süresi 0'dan büyük aramalar bağlandı sayılır.
- Sayılmayanlar: Otomasyon, kampanya ve toplu gönderim mesajları; yapay zekâ asistanının yanıtları; bir kullanıcıya bağlı olmayan giden mesajlar; notlar, yorumlar ve sistem kayıtları. Panel dışında yapılan aramaları (ör. kişisel cep telefonu) Şef hiç göremez.
Temaslar hastaya önce kişi kaydı üzerinden, bulunamazsa telefon numarası üzerinden eşleştirilir. Hastanın gönderdiği mesajlar ve hastanın yaptığı aramalar temas sayılmaz; bunlar cevap bekleyen hesabında kullanılır.
Önemli
Karşılama SMS'i veya otomatik WhatsApp yanıtı "ilk temas" sayılmaz. Speed-to-lead'i ancak danışmanın kendisi çözebilir. Yönetim sekmesi, dönemde kaç otomasyon mesajının insan teması sayılmadığını ayrıca yazar.
WADOG ile bağlı numaralardan panelde yazılan mesajlar da Conversations'a düştüğü için temas sayılır; ancak telefondaki WhatsApp'tan doğrudan yazılan bir mesaj panelde bir kullanıcıya bağlanmıyorsa danışmana yazılamaz. Bkz. WADOG nedir?
Mesai saati mantığı
İlk temas ve mesaja dönüş süreleri mesai içi dakika olarak ölçülür (varsayılan 09:00–20:00, kliniğinizin saat diliminde). Gece 02:00'de form dolduran Hollandalı hastaya sabah 09:20'de dönmek 20 dakikadır, 7 saat değil. Mesai saatleri haftanın her günü için geçerlidir.
Ölçümler
Yönetim sekmesindeki Yanıt hızı kartı ekip toplamını gösterir:
- Dört kutu: hedef süre içinde ilk temas oranı (60 dk içinde), İlk temas medyan, Yanıt medyan ve şu an Cevap bekleyen lead sayısı.
- Hiç temas edilmeyen yeni lead sayısı ve bu lead'lerin hangi aşamalarda beklediği.
- Sağdaki Kanıtsız ilerletme tablosu: aşaması görüşme yapıldığını söyleyen ama hiçbir arama ya da mesaj kaydı olmayan lead'ler.
| Ölçüm | Tanım |
|---|---|
| İlk temas SLA | Dönemde gelen yeni lead'lerden, oluştuktan sonra mesai içinde hedef sürede (varsayılan 60 dk) ilk insan teması yapılanların oranı. Hiç temas edilmeyen lead başarısız sayılır. |
| İlk temas medyan | Temas edilen lead'lerde lead oluşumundan ilk insan temasına kadar geçen mesai içi sürenin medyanı. |
| Yanıt medyan | Hasta yazdığında (bir mesaj "dalgasının" ilk mesajından) danışmanın ilk dönüşüne kadar geçen mesai içi sürenin medyanı. |
| Cevap bekleyen | Şu anda hastanın son mesajına dönülmemiş açık lead sayısı. |
| Bağlanma | Giden aramalardan süresi 0'dan büyük olanların oranı. |
Danışman bazında aynı ölçümler Yönetim sekmesindeki Satışçı analizi tablosundadır. Bu ölçümler yalnızca temas takibi başladıktan sonra oluşan lead'ler için hesaplanır.
Kanıtsız ilerletme ("sahte ilerletme")
Bir danışman hastayla hiç konuşmadan kartı "Consultation" veya "Plan Sent" aşamasına taşıyabilir: pano dolu görünür ama hasta aslında hiç aranmamıştır. Şef bunu iki yerde yakalar:
- Uyarı olarak: Lead, ayarlarda Arama gerektirir işaretli bir aşamadaysa ve hiçbir insan teması yoksa kritik Kanıtsız ilerletme uyarısı çıkar. Açık lead'ler ve son 14 günde böyle bir aşamada kapatılan lead'ler denetlenir.
- Liste olarak: Yönetim sekmesindeki Kanıtsız ilerletme tablosu, seçili dönemde gelen ve "Arama gerektirir" işaretli bir aşamada, Ödeme aşamasında veya kazanılmış durumdaki ama hiç teması olmayan tüm lead'leri gösterir.
Herhangi bir kanaldan tek bir insan teması yeterlidir; "Arama gerektirir" adına rağmen WhatsApp mesajı da kanıt sayılır.
Yetersiz denemeyle kapatma
Bir lead "Ulaşılamadı" sınıfındaki bir aşamaya taşındığında Şef kapanıştan önceki temasları sayar: temaslar 3'ten az farklı günde yapılmışsa kritik Yetersiz deneme uyarısı çıkar. Aynı gün beş kez aramak üç farklı günde denemenin yerini tutmaz; sağlık turizminde hasta farklı bir saat diliminde, iş saatinde veya tatilde olabilir.
Örnek
Almanya'dan Jonas Weber Instagram'dan implant için yazar. Otomatik karşılama mesajı hemen gider ama Şef bunu saymaz. Mehmet Demir 35 dakika sonra WhatsApp'tan yazar: ilk temas 35 dk, hedef içinde. Jonas iki gün sonra röntgenini gönderir ve soru sorar; Mehmet mesai içinde 4 saati geçtiği hâlde dönmezse Cevapsız mesaj uyarısı çıkar ve Jonas "Cevap bekleyen" sayısına eklenir.
Sık karşılaşılan sorunlar
Danışman aradığını söylüyor ama Şef temas görmüyor. Arama kişisel telefondan yapılmış olabilir. Aramaları MedicalGrow telefon sistemi üzerinden yapın. Bkz. Aramalar ve sesli mesaj.
Eski lead'lerde temas ölçümü yok. Temas takibi başlangıcından önce oluşan lead'ler için "temas yok" iddiası kurulmaz; bu bilinçli bir tercihtir.
İlgili makaleler
Bu makale sorununuzu çözmedi mi?
Asistana sorun ya da destek ekibimize yazın.