5 dakikada ilk yanıt
Yeni lead'e 5 dakika içinde dönmek için atama düzeni, WhatsApp şablonuyla ilk mesaj ve 0/1/3/7/14. gün takip planı.
3 dk okuma
Sağlık turizminde hasta aynı anda 3–5 kliniğe form doldurur. İlk dönen klinik, genellikle konuşmayı kazanan kliniktir. Bu yüzden en önemli satış metriğiniz fiyat değil, ilk yanıt süresidir. Hedef: mesai saatlerinde her yeni lead'e 5 dakika içinde yanıt.
Neden 5 dakika?
- Form dolduran hasta o an telefonun başındadır; 5 dakika sonra başka bir kliniğin mesajını okuyor olabilir.
- WhatsApp'ta hasta size yazdıysa 24 saatlik pencere açılır; bu sürede serbest metinle yazabilirsiniz. Form lead'lerine ise ilk mesajı onaylı bir WhatsApp şablonuyla göndermeniz gerekir: WhatsApp şablonları.
- Hızlı yanıt, Meta tarafındaki kalite puanınızı da olumlu etkiler: kullanıcıların engellemediği, yanıt verdiği konuşmalar artar.
1. Atama düzeni
Lead'in kime ait olduğu belli değilse herkes "başkası yazar" diye bekler. Bir atama kuralı belirleyin:
| Yöntem | Ne zaman uygun? |
|---|---|
| Dile göre | Almanca lead → Almanca konuşan koordinatör. Çok dilli ekipler için en iyisi: Çok dilli ekip yönetimi. |
| Nöbet listesi | Her gün/vardiya bir "ilk yanıt nöbetçisi" tüm yeni lead'leri üstlenir ve gün içinde dağıtır. |
| Sırayla (round robin) | Lead'ler koordinatörler arasında sırayla dağıtılır. |
Atama nasıl yapılır: Atama ve iş birliği.
Not
Otomatik atama ve otomatik ilk mesaj gibi iş akışı otomasyonları paketinize dahil değilse yukarıdaki düzeni nöbet listesiyle manuel uygulayın. Otomasyon ihtiyacınız için destek ekibimize WhatsApp'tan yazın.
2. İlk mesaj
Yeni lead geldiğinde koordinatör şunları yapar:
- Konuşmayı açın ve kendinize atayın (sağ üstteki atanan kişi alanı).
- Mesaj kutusundaki Templates düğmesiyle hastanın dilindeki ilk yanıt şablonunu seçin.
- Mesajı kişiselleştirip gönderin. Mesaj bir soruyla bitmeli: fotoğraf veya röntgen isteyin.
İyi bir ilk mesajın yapısı:
- Selam + isim + kim olduğunuz: "Hallo Jonas, hier ist Mehmet von Aura Dental."
- Talebi tekrar edin: "All-on-4 talebiniz için teşekkürler."
- Tek bir net soru: "Dişlerinizin fotoğrafını veya röntgeninizi gönderebilir misiniz?"
Dikkat
İlk mesajda fiyat listesi göndermeyin. Fiyat, fotoğraf görülmeden verildiğinde hasta sizi yalnızca fiyatla karşılaştırır. Önce değerlendirme, sonra plan ve fiyat.
Şablon hazırlama: Şablonlar ve hazır yanıtlar.
3. Takip planı: 0 / 1 / 3 / 7 / 14. gün
Hastaların büyük kısmı ilk mesaja yanıt vermez. Yanıt yoksa şu planı uygulayın:
| Gün | Ne yapılır? |
|---|---|
| 0 | 5 dakika içinde WhatsApp şablonu. Yanıt yoksa 1 saat içinde arama. |
| 1 | Fotoğraf hatırlatması (şablonla) + ikinci arama denemesi. |
| 3 | Benzer bir hastanın önce/sonra vakası; klinik tanıtım e-postası. |
| 7 | Gerçek bir hasta yorumu ve "Hâlâ tedavi düşünüyor musunuz?" sorusu. |
| 14 | Son mesaj: "Size yazmayı bırakıyoruz, hazır olduğunuzda buradayız." Ardından fırsatı Lost (neden: yanıt yok) yapın. |
Her takip için konuşmaya bir görev (task) ve son tarih ekleyin, böylece hiçbir lead unutulmaz: Görevler ve notlar.
Ölçme
- Yanıt süresini paketinizde varsa Dashboard'daki SLA widget'larıyla izleyin: Ekip raporu.
- Haftalık hedefleri Klinik sahibi KPI'ları rehberindeki tabloya ekleyin.
- Mesai dışı lead'ler için (ör. İngiltere'den akşam 22:00'de gelen form) sabah ilk iş olarak yanıt verin ve bu lead'leri ayrı takip edin.
Örnek
Jonas Weber 10:41'de formu doldurur. Nöbetçi koordinatör Mehmet 10:43'te Almanca şablonla yazar ve röntgen ister. Jonas 11:20'de panoramik filmini gönderir. Aynı hafta form dolduran ve 6 saat sonra yanıt alan başka bir Alman hasta ise "başka bir klinikle anlaştım" yanıtını verir.
İlgili makaleler
Bu makale sorununuzu çözmedi mi?
Asistana sorun ya da destek ekibimize yazın.