Ekip takvimleri
Takvime ekip üyeleri atayın, Round Robin dağıtımını ve öncelikleri ayarlayarak randevuları adil ve hızlı dağıtın.
2 dk okuma
Reklamlarınız günde onlarca ön görüşme talebi getiriyorsa randevuları tek bir kişiye yığmak hem hızı hem kaliteyi düşürür. Ekip takvimleri, randevuları koordinatörleriniz arasında otomatik olarak dağıtır ve hiçbir hastanın boşta kalmamasını sağlar.
Başlamadan önce
- Ekip üyelerinin her biri panelde kullanıcı olarak ekli olmalı. Bkz. Kullanıcı ekleme.
- Her kullanıcının çalışma saatleri ve saat dilimi doğru girilmeli. Bkz. Profilim.
- Takvim türü Round Robin veya Collective Booking olmalı. Bkz. Takvim türleri.
Ekip üyelerini atama ve dağıtımı ayarlama
- Settings → Calendars ekranında takvimi açın ve Team members bölümünden ekip üyelerini ekleyin.
- Her üyenin önceliğini (High / Medium / Low) belirleyin. Aynı saatte birden fazla kişi boşsa, randevu önceliği yüksek olana gider.
- Dağıtım yöntemini seçin:
- Optimize for availability: Hasta, en fazla boş saat seçeneğini görür; randevu o saatte boş olan (ve önceliği yüksek) kişiye düşer. Hız önemliyse seçin.
- Optimize for equal distribution: Randevular ekip arasında mümkün olduğunca eşit dağıtılır. Hasta biraz daha az saat seçeneği görebilir. Adalet önemliyse seçin.
Değişiklikleri Save ile kaydedin.
Not
Seçenek adları arayüz güncellemeleriyle değişebilir; ilgili ayarları takvimin Calendar Details ve Availability adımlarında bulursunuz.
Önceliği ne zaman kullanmalı?
- Deneyimli koordinatöre daha fazla randevu: Kıdemli koordinatörünüzün dönüşüm oranı yüksekse önceliğini High yapın.
- Yeni başlayan ekip üyesi: İlk haftalarda Low ile başlatın; diğerleri doluyken randevu alsın.
- Yarı zamanlı ekip üyesi: Önceliği değil, çalışma saatlerini kısıtlayın.
Mevcut hastaları kendi koordinatörüne yönlendirme
Daha önce görüşülmüş bir hasta tekrar randevu aldığında yeni bir koordinatöre düşmesi istenmez. Assignment bölümündeki ilgili seçenekle, hastanın kişi kaydında bir sorumlu (owner) varsa ve o kişi müsaitse randevu ona atanır.
İpucu
Bu seçenek, hasta ile koordinatör arasındaki güveni korur. "Geçen ay Zeynep Hanım'la konuşmuştum" diyen hasta yine Zeynep Hanım'a düşer.
Dil bazlı ekipler
Uluslararası hastalarla çalışıyorsanız tek bir Round Robin yerine dil bazlı takvimler kurun:
| Takvim | Ekip | Kullanıldığı yer |
|---|---|---|
| Video Consultation – EN | Zeynep, Elif | UK ve ABD reklamları |
| Video Consultation – DE | Can | Almanya ve Avusturya reklamları |
| Video Consultation – AR | Zeynep | Körfez reklamları |
Her takvimin rezervasyon linkini ilgili dildeki reklama, landing page'e ve WhatsApp şablonlarına koyun. Ayrıntılı ekip kurgusu için bkz. Çok dilli ekip.
Collective Booking ile birden fazla kişi
Collective takvimlerde randevu tek kişiye değil, tüm atanmış ekip üyelerine birlikte düşer. Hasta yalnızca hepsinin boş olduğu saatleri görür. Cerrah + protez uzmanı konsey görüşmesi gibi durumlar için kullanın.
Sık karşılaşılan sorunlar
Randevuların hepsi aynı kişiye düşüyor. O kişinin önceliği diğerlerinden yüksek ve dağıtım "availability" odaklı olabilir; ya da diğer üyelerin çalışma saatleri tanımlı değildir.
Bir ekip üyesi hiç randevu almıyor. Kullanıcının çalışma saatlerini, saat dilimini ve bağlı Google/Outlook takviminde tüm günü kapatan bir etkinlik olup olmadığını kontrol edin.
İlgili makaleler
Bu makale sorununuzu çözmedi mi?
Asistana sorun ya da destek ekibimize yazın.