Randevuları yönetme
Randevuyu takvimden veya kişi kaydından elle oluşturun, taşıyın, iptal edin ve Confirmed, Showed, No-show durumlarını işaretleyin.
2 dk okuma
Hastaların çoğu randevusunu linkten kendisi alsa da koordinatörleriniz her gün randevu oluşturur, taşır ve sonuçlandırır. Randevu durumlarını düzenli işaretlemek; no-show oranınızı ölçmenin ve kaybolan hastaları geri kazanmanın temelidir.
Elle randevu oluşturma
- Calendars ekranında sağ üstteki New butonuna tıklayın (veya takvim görünümünde boş bir saate tıklayın).
- Calendar alanından randevunun türünü seçin, ör. Video Consultation.
- Contact alanında hastayı arayıp seçin. Hasta henüz kayıtlı değilse yeni kişi oluşturabilirsiniz.
- Tarih, saat, ekip üyesi ve durumu seçin. Hastayla saati zaten netleştirdiyseniz durumu Confirmed yapın.
- Book appointment ile kaydedin. Takvimde ayarlı onay bildirimleri hastaya gönderilir.
Kişi kaydından: Contacts → hastanın detay sayfası → randevu bölümü üzerinden de aynı pencereyi açabilirsiniz. WhatsApp görüşmesi sırasında Conversations ekranının sağ panelinden de randevu oluşturulabilir. Bkz. Kişi detay sayfası.
İpucu
Telefonda veya WhatsApp'ta saat konuşurken, saati önce randevu penceresinde kontrol edin, sonra hastaya teyit edin. Böylece çift rezervasyon olmaz.
Randevuyu taşıma, iptal etme ve durum güncelleme
- Takvimde randevu bloğuna tıklayarak detayını açın.
- Durumu güncelleyin: hasta geldiğinde Showed, gelmediğinde No-show.
- Taşımak için tarih ve saati değiştirin. Takvim görünümünde bloğu sürükleyerek de taşıyabilirsiniz. Hastaya yeniden planlama (reschedule) bildirimi gider.
- İptal etmek için Cancel appointment'ı kullanın. Hastaya iptal bildirimi gider.
Not
Hastalar da onay e-postası/mesajındaki linkten randevularını kendileri yeniden planlayabilir veya iptal edebilir (takvim ayarlarınız izin veriyorsa).
Randevu durumları
| Durum | Anlamı | Ne zaman? |
|---|---|---|
| Unconfirmed | Randevu alındı, teyit edilmedi. | Link üzerinden alınan randevu, takvim ayarına göre. |
| Confirmed | Randevu teyit edildi. | Hasta "evet, oradayım" dedi. |
| Showed | Hasta geldi / görüşmeye katıldı. | Görüşme veya muayene yapıldı. |
| No-show | Hasta gelmedi. | 10–15 dk bekledikten sonra. |
| Cancelled | Randevu iptal edildi. | Hasta veya klinik iptal etti. |
Önemli
Durumları aynı gün işaretleyin. Showed / No-show bilgisi işaretlenmezse Randevu raporu yanıltıcı olur ve gelmeyen hastaları geri kazanma fırsatı kaçar.
No-show hastaları geri kazanma
Video ön görüşmeye katılmayan hasta, çoğu zaman kaybedilmiş değildir; saat farkını karıştırmış veya bağlantıyı bulamamıştır.
- Appointment List View'da Status = No-show filtresiyle bugünün listesini açın.
- Her hastaya WhatsApp'tan kısa bir mesaj atın: "Sizi bekledik, yeni bir saat ayarlayalım mı?" ve rezervasyon linkini ekleyin.
- Hastanın fırsat kartına not düşün ve gerekirse aşamasını güncelleyin. Bkz. Aşamalar ve durumlar.
Klinik örneği
Londra'dan Oliver Brown, WhatsApp'tan tedavi planını doktorla konuşmak istiyor. Koordinatör Zeynep:
- Konuşma ekranından Video Consultation takviminde perşembe 13:00 (İstanbul) için randevu oluşturur, durumu Confirmed yapar.
- Oliver'a "11:00 London time (13:00 Istanbul)" diye teyit yazar.
- Görüşme bitince durumu Showed yapar ve fırsat kartını Treatment Plan Sent aşamasına taşır.
Sık karşılaşılan sorunlar
Randevuyu sürükleyemiyorum. Randevu başka bir kullanıcıya ait olabilir ve rolünüz düzenlemeye izin vermiyor olabilir.
Hastaya bildirim gitmedi. Takvimin bildirim ayarlarını ve hastanın telefon/e-posta bilgisinin doğru olduğunu kontrol edin. Bkz. Hatırlatmalar ve bildirimler.
İlgili makaleler
Bu makale sorununuzu çözmedi mi?
Asistana sorun ya da destek ekibimize yazın.