Dosya saklama için iyi uygulamalar
Hasta fotoğrafı ve röntgenlerini hasta bazında düzenleyin; KVKK/GDPR'a uygun saklayın, önce/sonra görselleri için onay alın.
3 dk okuma
Bir sağlık turizmi kliniği yılda binlerce röntgen, fotoğraf ve belge biriktirir. Bu dosyalar hem hasta deneyimi hem de yasal yükümlülükler açısından kritiktir: Türkiye'de KVKK, Avrupa'dan gelen hastalar için GDPR sağlık verisini özel nitelikli veri olarak korur. Bu makale, medya deposunu düzenli, güvenli ve denetime hazır tutmak için önerilerimizi içerir.
Not
Bu makale genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir. Kliniğinizin aydınlatma metni, açık rıza formları ve saklama süreleri için bir hukuk danışmanıyla çalışın.
Hasta bazında düzen
- Tek bir kök klasör kullanın: tüm hastaya özel dosyalar
Patientsaltında, yıl bazında gruplanır. - Her hastaya bir klasör açın ve adını hasta numarası + ad soyad olarak verin (
P-1042 Sarah Mitchell). Hasta numarasını kişi kaydındaki bir özel alanda da tutun; böylece kişi kaydı ile klasör birbirine bağlanır. Bkz. Önerilen özel alanlar. - Hasta klasöründe sabit alt klasörler kullanın:
01_X-rays,02_Photos-Before,03_Photos-After,04_Treatment-Plan,05_Consent-Forms. Her hastada aynı yapı olması, aradığınızı saniyeler içinde bulmanızı sağlar. - Herkese gönderilen genel dosyaları (fiyat listesi, bakım talimatları, otel/transfer) hastaya özel dosyalardan ayrı,
Clinic Assetsklasöründe tutun.
Adlandırma kuralı ve klasör oluşturma adımları için Dosya yükleme ve düzenleme makalesine bakın.
KVKK ve GDPR açısından dikkat edilecekler
| İlke | Medya deposunda uygulaması |
|---|---|
| Veri minimizasyonu | Yalnızca tedavi için gereken dosyaları saklayın. Pasaport, kimlik, kart bilgisi gibi gereksiz belgeleri yüklemeyin. |
| Amaçla sınırlılık | Tedavi için alınan fotoğrafı, ayrı onay olmadan reklamda veya sosyal medyada kullanmayın. |
| Erişim kontrolü | Hasta dosyalarına erişimi gerekli rollerle sınırlayın; her çalışanın kendi kullanıcısı olsun, ortak şifre kullanmayın. Bkz. Roller ve yetkiler. |
| Saklama süresi | Kliniğinizin belirlediği süre dolan dosyaları düzenli olarak gözden geçirip silin; silme işlemini kayıt altına alın. |
| Hasta hakları | Hasta dosyalarının kopyasını veya silinmesini isterse, hasta klasörü sayesinde tüm dosyalarını hızla bulup teslim edebilir veya silebilirsiniz. Bkz. Veri gizliliği: KVKK ve GDPR. |
| Yurt dışına aktarım | Avrupalı hastalar için verinin işlenmesine dair aydınlatma metninizde bulut hizmeti kullanımını belirtin. |
Önemli
Hasta dosyalarını kişisel telefonlarda, kişisel WhatsApp hesaplarında veya USB belleklerde tutmayın. Panel dışına çıkan her kopya, kontrol edemediğiniz bir veri riskidir. Bir çalışan ayrıldığında kullanıcısını hemen devre dışı bırakın: Kullanıcı ekleme.
Önce/sonra fotoğrafları ve onay
Önce/sonra görselleri sağlık turizminde en güçlü pazarlama içeriğidir; ama en hassas olanıdır da.
- Tedavi için fotoğraf çekmek ile pazarlamada kullanmak ayrı amaçlardır; ikincisi için hastadan ayrı, açık ve yazılı onay alın.
- İmzalı onam formunu hasta klasöründeki
05_Consent-Formsalt klasörüne kaydedin. Onay olmadan görseliMarketing (approved)klasörüne taşımayın. - Mümkünse yüzü veya kimliği belli eden detayları (dövme, takı, belirgin iz) kırpın veya gizleyin.
- Hasta onayını geri çekerse görseli pazarlama klasöründen ve yayınlandığı yerlerden kaldırın.
- Reklam platformlarının sağlık içerikli önce/sonra görsellerine kendi kısıtlamaları vardır; reklamda kullanmadan önce platform politikasını kontrol edin.
İpucu
Hasta kaydında "Photo consent: Yes/No" adlı bir özel alan tutun ve onay alındığında etiket ekleyin (photo-consent). Pazarlama ekibi, onaylı hastaları bir Smart List ile tek ekranda görür. Bkz. Akıllı listeler.
Düzenli bakım kontrol listesi
Ayda bir, Admin kullanıcı şunları kontrol etsin:
Patientsdışında hastaya özel dosya kalmış mı? (ör. kök klasöre rastgele yüklenmiş röntgenler)- Adı kurala uymayan dosyalar yeniden adlandırıldı mı?
- Saklama süresi dolan hasta klasörleri gözden geçirildi mi?
- Ayrılan çalışanların kullanıcıları devre dışı mı?
Marketing (approved)klasöründeki her görselin onam formu var mı?
Kimin hangi dosyayı sildiğini veya değiştirdiğini izlemek için Denetim kayıtları ekranını kullanabilirsiniz.
İlgili makaleler
Bu makale sorununuzu çözmedi mi?
Asistana sorun ya da destek ekibimize yazın.